Responsabile della conservazione: conservare non è archiviare

Un obbligo che quasi nessuno spiega

Chiunque produca o riceva documenti nativi digitali deve conservarli a norma. Riguarda praticamente ogni impresa, studio professionale e associazione:

• fatture elettroniche emesse e ricevute;
• libro unico del lavoro (LUL) e documenti del personale;
• registri contabili e libro giornale, se tenuti e firmati digitalmente;
• contratti firmati digitalmente;
• messaggi PEC;
• registri e formulari dei rifiuti RENTRI, vedi RENTRI;
• altri documenti amministrativi nati in formato digitale.

Salvarli in una cartella condivisa, sul server o in un servizio di archiviazione cloud non basta. La conservazione a norma, prevista dagli articoli 43 e 44 del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e dalle Linee guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, applicabili dal 1° gennaio 2022, è un processo che garantisce nel tempo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti, e si appoggia a conservatori specializzati.

Discorso diverso per i documenti nati su carta: digitalizzarli (la dematerializzazione) è una scelta di processo, non un obbligo. L’obbligo di conservazione a norma riguarda i documenti nativi digitali.

Il responsabile della conservazione

Le Linee guida AgID disciplinano il processo di conservazione, i ruoli, il manuale e i requisiti del sistema. Al centro c’è la figura che governa il processo: il responsabile della conservazione. AgID chiarisce che anche i soggetti privati devono individuarlo, quando la legge prevede obblighi di conservazione dei documenti. Servono competenze giuridiche, informatiche e soprattutto archivistiche.

Nella maggior parte delle aziende il ruolo viene attribuito al titolare o al legale rappresentante, spesso senza saperlo. Ma il titolare di rado ha il tempo e le competenze per seguirlo: la figura resta sulla carta.

Cosa dovrebbe fare, in concreto:

• Verificare la completezza degli archivi: se nell’anno hai emesso 100 fatture e ne hai ricevute 120, in conservazione devono esserci tutte e 220.
• Controllare i flussi attivati: se hai attivato la conservazione delle PEC, verificare che arrivino davvero.
• Redigere e aggiornare il manuale di conservazione, che descrive il sistema, le tipologie documentali e le responsabilità.
• Gestire lo scarto dei documenti al termine dei tempi di conservazione.
• Coordinare i conservatori e verificare che i contratti siano adeguati.

Tre conservatori, tre manuali: il caso tipico

Una piccola o media impresa ha spesso più conservatori senza averlo deciso: uno per le fatture, legato al software di fatturazione; uno per le PEC, legato al gestore della casella; un altro ancora per il gestionale o per i rifiuti. Ognuno fornisce la sua bozza di manuale.

Il risultato sono tre manuali che nessuno ha letto e nessuno aggiorna, mentre il manuale di conservazione dell’organizzazione deve essere uno, coerente e sotto il controllo del responsabile. Il nostro lavoro parte spesso da qui.

Come lavoriamo

Ti proponiamo due strade:

• Supporto al responsabile già individuato, di solito il titolare: lo affianchiamo con consulenza e controlli periodici, lui mantiene il ruolo con il supporto che gli serve. È la soluzione più comune.
• Incarico esterno di responsabile della conservazione, dove la norma lo consente: per i soggetti privati il ruolo può essere affidato a un professionista esterno con competenze adeguate e terzo rispetto al conservatore.

1. 01
   Ricognizione

   Mappiamo i documenti nativi digitali prodotti e ricevuti, chi li produce, su quali sistemi nascono e presso quali conservatori finiscono.

2. 02
   Verifica

   Controlliamo tipologie documentali, flussi di versamento, responsabilità attribuite, manuali e contratti esistenti.

3. 03
   Sistemazione

   Redigiamo o aggiorniamo il manuale unico, rivediamo i contratti con i conservatori e chiudiamo le lacune.

4. 04
   Presidio

   Verifiche periodiche sulla completezza degli archivi, coordinamento con i fornitori, piano di scarto.

Quando cambi gestionale o conservatore

Cambiare software di fatturazione o gestionale spesso significa cambiare conservatore. È il momento giusto per unificare: i documenti già conservati possono essere trasferiti al nuovo conservatore, invece di restare sparsi presso fornitori che non usi più.

Ti seguiamo nel passaggio: cosa chiedere al vecchio fornitore, come verificare che il trasferimento sia completo, come aggiornare il manuale. È consulenza sul processo, non vendita di un prodotto.

Per chi è

Microimprese, piccole e medie imprese, studi professionali, associazioni ed enti del terzo settore: tutte le organizzazioni che ricevono fatture elettroniche e PEC e non hanno mai ragionato su come vengono conservate.

Lo proponiamo anche agli studi commercialisti che vogliono offrire ai propri clienti un riferimento su questo tema, o formare il proprio personale.

Domande frequenti